sắp xép tài liệu

Tài liệu là vật không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Hơn nữa, đặc thù văn phòng có nhiều phòng ban,  tài liệu dày lên theo từng năm nên số lượng tài liệu hồ sơ ở văn phòng có thể nói là khổng lồ. Vì thế khi chuyển văn phòng, việc lo lắng thất lạc hồ sơ hoặc mất thời gian sắp xếp đến văn phòng mới là tâm lý không thể tránh khỏi của các doanh nghiệp.

sắp xép tài liệu

Để có thể giúp việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu đơn giản hơn khi chuyển đến văn phòng mới, NguyenloiMoving xin được chia sẻ cho Bạn những kinh nghiệm thực tế được đúc kết từ nhiều năm thực hiện chuyển văn phòng của NguyenloiMoving.

  • Phân loại hồ sơ

Để có thể chủ động kiểm soát hồ sơ, tài liệu cần thiết cũng như tránh làm mất mát thất lạc , chúng ta cần phân loại kỹ lưỡng trước khi đóng gói và vận chuyển.

Để quản lý tài liệu hồ sơ quan trọng thật tốt, Bạn nên đầu tư một khoảng thời gian nhất định để phân loại và sắp xếp lại tài liệu. Khi Bạn cố xếp hồ sơ thật nhanh nhưng không phân loại, khi thất lạc những giấy tờ quan trọng không những gây ra thiệt hại về tiền bạc  mà có thể là hậu quả không thể khắc phục được.

  • Kiểm tra số lượng tài liệu và thống nhất cách chia theo thời gian, phòng ban, lĩnh vực, mức độ quan trọng và sử dụng,… nếu có nhiều người cùng phân loại để tránh trường hợp mỗi người một kiểu.
  • Dùng kẹp tài liệu nhiều màu để phân loại từng hồ sơ.
  • Ghi chú danh sách tài liệu đã phân loại để có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát. Sau khi đóng thùng carton thì dán tờ giấy bên ngoài.
  1. Đóng gói hồ sơ
  • nhân viên gôm hồ sơ

 

  • Sau khi phân loại hồ sơ, chúng ta  tiếp tục đến công đoạn đóng gói
  • Đóng gói hồ sơ, tài liệu từng phòng trong từng thùng riêng. Nhân viên trong từng phòng cũng nên tham gia vào quá trình đóng gói để giúp quá trình đóng gói nhanh chóng hơn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi đến văn phòng mới.
  • Hồ sơ đặc biệt quan trọng để thùng riêng và sắp lên xe cũng cần đặc biệt lưu ý.
  • Đối với những tài liệu mật, tốt nhất Bạn nên cho vào két sắt an toàn và niêm phong.
  • Nên chọn những loại thùng carton chuyên dụng, cứng cáp và kích thước phù hợp với mỗi loại tài liệu. Khi đóng gói hãy dùng bút dạ đánh dấu ở ngoài mỗi thùng tài liệu kèm theo các thông tin:  tài liệu gì, số lượng bao nhiêu, kể cả tài liệu cũ không dùng đến cũng phải ghi chú rõ ràng.
  • Các chứng từ đang sử dụng cũng nên sắp xếp đóng gói riêng, để khi phục vụ việc gấp cũng có thể lấy ra sử dụng.

Với những kinh nghiệm vừa chia sẻ, NguyenloiMoving hy vọng sẽ không còn bất cứ trở ngại nào cho Bạn khi chuyển văn phòng để sớm ổn định khi đến văn phòng mới.

Mẹo sắp xếp tài liệu khoa học khi chuyển văn phòng
Mời Bạn đánh giá tại đây

Bạn có thể quan tâm:

18006596