Blog

90% doanh nghiệp chọn thuê dịch vụ chuyển văn phòng thay vì tự chuyển. Lý do mà các doanh nghiệp đưa ra là nhân lực họ đông nhưng không có kinh nghiệm.

Bạn thân mến, NguyenloiMoving là một công ty chuyển văn phòng tại TPHCM nhưng chúng tôi luôn khuyến khích hàng của mình, nếu có thể hãy tự chuyển. Nhân lực thực hiện là những nhân viên trong công ty.

Thay đổi văn phòng, một dịp không thể tốt hơn để liên kết mọi người vì một mục tiêu chung, là lúc tiếng nói văn hóa doanh nghiệp lên tiếng, là lúc để mọi người ý thức rằng công việc chuyển văn phòng không của riêng ai mà là sự đóng góp và trách nhiệm của mỗi người.

Kinh nghiệm à, đừng lo, chẳng có gì khó cả, không sợ không làm được, chỉ sợ không muốn làm. Với hơn 5 năm kinh nghiệm, NguyenloiMoving sẽ tổng kết lại cho Bạn các công đoạn của việc chuyển văn phòng. NguyenloiMoving có thể khẳng định đây là tài liệu chia sẻ về kinh nghiệm vận chuyển đầy đủchi tiết nhất tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại.

Bài viết hơi dài, nhưng nếu Bạn muốn nắm tổng quát các giai đoạn, sắp xếp công việc vận chuyển mạch lạc, nhẹ nhàng đặc biệt với vai trò là chủ doanh nghiệp thì bộ kinh nghiệm này thực sự là cẩm nang gối đầu giường cho Bạn.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết

1. Xác định Bạn sẽ thuê công ty chuyển văn phòng làm trọn gói hay chỉ thuê 1 phần?

Chuyển văn phòng trọn gói là gì ?

Là dịch vụ vận chuyển mà công ty được thuê sẽ làm tất cả mọi việc từ đóng gói, bao bọc, tháo lắp, di chuyển lên xe tải và lắp đặt tại văn phòng mới. Nghĩa là Bạn không cần làm bất cứ việc gì ngoài việc giám sát và theo dõi.

Thuê 1 phần của dịch vụ ở đây là sao ?

Ngoài dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, khách hàng có thể linh động sử dụng 1 phần dịch vụ bao gồm:
  • Thuê xe tải và người vận chuyển mà không thuê người đóng gói đồ đạc hoặc chỉ thuê người đóng gói 1 phần đồ đạc.
  • Thuê xe và người vận chuyển kết hợp cùng người công ty
  • Chỉ thuê xe tải chuyển văn phòng mà không thuê người bốc xếp hàng hóa

Nên sử dụng dịch vụ trọn gói hay chỉ thuê 1 phần ?


Bạn cần tự mình trả lời các câu hỏi sau:

  • Số lượng đồ đạc trong văn phòng của bạn như thế nào, có đủ nhân sự để thực hiện ?
  • Số người hiện có của công ty có đủ sức khỏe và thời gian sẵn sàng cho công việc vận chuyển.
  • Nhân viên của bạn có kinh nghiệm trong việc dọn văn phòng chưa, có khả năng tháo lắp máy móc như máy lạnh…, cách đóng gói đồ đạc… ?
  • Bạn đã có sẵn những đồ vật cần thiết cho công việc vận chuyển như: thùng carton, băng keo, bút đánh dấu, giấy báo, màng bọc, dây thừng, giá chuyển…v.v
  • Vị trí văn phòng công ty: cao tầng, nằm trong hẻm,mặt phố, chung cư cao tầng, sử dụng thang bộ hay thang máy…v.v
  • Thời gian qua văn phòng mới có gấp không, thời gian mong muốn hoàn thành trong bao lâu ?
  • Ngân sách công ty có thể chi trả cho dịch vụ bên ngoài ?
Công ty vận chuyển VP

2. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Buổi họp chuyển VP

Một buổi họp là cần thiết để lên dây cót tinh thần cho tất cả mọi người. Trong buổi họp cần thông báo và lấy ý kiến về vấn đề nên sử dụng dịch vụ trọn gói hay chỉ sử dụng một phần.
Nếu công ty sử dụng dịch vụ trọn gói thì cử người giám sát, theo dõikiểm tra. Còn sử dụng một phần sẽ cần lập một team đảm trách trong đó có từng người chịu trách nhiệm về các mảng:
  • Mua đồ dùng cần thiết
  • Đóng gói, bao bọc, đánh dấu đồ đạc
  • Tháo lắp điện lạnh, điện tử
  • Vận chuyển
  • Dọn dẹp vệ sinh
  • Lắp đặt tại nhà mới

Lên danh sách công việc cần làm:

 
  • Lên danh sách đồ đạc cần chuyển
  • Xác định thời gian và địa điểm cần chuyển tới
  • Lên kế hoạch chi tiết cho việc chuyển phòng đối với mỗi bộ phận
  • Tìm kiếm một đơn vị uy tín trong lĩnh vực vận chuyển văn phòng
  • Tổ chức, sắp xếp lại môi trường làm việc mới

Danh sách đồ cần chuyển

 
Một mẹo nhỏ dành cho Bạn, phân loại lượng đồ đạc văn phòng theo từng phòng ban hoặc tính chất của đồ vật:
•Máy móc, thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, máy tính bàn…
•Bàn, ghế, kệ , tủ
•Tài liệu, giấy tờ, sổ sách
•Điện lạnh

Xác định ngày, giờ chuyển dọn

Nếu Bạn là người quan tâm đến giờ đẹp, Bạn có thể tra cứu tại: giờ đẹp chuyển văn phòng. Có nhiều quan điểm trái chiều về vấn đề coi giờ khi vận chuyển, NguyenloiMoving không nhận xét điều này đúng hay sai vì nó tùy thuộc vào niềm tin của mỗi người. Ngay cả những ngân hàng lớn như ABC hay BIDV… khi mở một chi nhánh mới cũng rất chú trọng về ngày giờ phong thủy.
Còn nếu bạn không quan tâm về ngày giờ phong thủy, NguyenloiMoving mách Bạn một vài mẹo nhỏ:
•Nên chuyển văn phòng vào T7,CN vì đó là thời gian nghỉ, ít giao dịch, tránh những khung giờ cấm tải 6h-8h, 16h-20h.
•Điều kiện thời tiết thuận lơ, mát mẻ
•Nên chuyển VP vào những dịp mà công ty không có nhiều dự án, ít bận rộn.

Phân chia công việc, người phụ trách

• Sau khi đã phân chia công việc cụ thể cho từng nhóm, trưởng nhóm cần phân chia công việc cụ thể cho mỗi nhân viên, theo dõi và giám sát.

•Leader tổng sẽ giám sát và theo dõi tiến độ công việc từ báo cáo của các trưởng nhóm.

sẵn sàng vận chuyển

3. Liên hệ thuê dịch vụ

Cách chọn công ty chuyển văn phòng uy tín:

  • Đơn vị có kinh nghiệm ít nhất trên 5 năm, công khải giấy phép kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
  • Đánh giá của khách hàng khi sử dụng dịch vụ chuyển VP trên Facebook, google maps. NguyenloiMoving khuyên Bạn nên căn cứ vào Facebook như đánh giá tại đây.
  • Có hình ảnh hoạt động thực tế, clip cụ thể về đơn hàng chuyển dọn văn phòng đã thực hiện.
  • Quá trình tư vấn, báo giá, thực hiện hợp đồng phải rõ ràng.
  • Chọn ra 3 công ty uy tín để tham khảo giá. Lắng nghe tư vấn từ các công ty chuyển VP.

Những lưu ý khi hợp đồng với công ty chuyển văn phòng

• Thông tin trên hợp đồng có giống như trong quá trình thảo luận giữa 2 bên, xác nhận rõ thông tin các điều khoản trong hợp đồng
•Giá cả có được ghi rõ trong hợp đồng hay không?
•Đọc kĩ điều khoản về trách nhiệm hư hại và bồi thường thiệt hại giữa 2 bên
•Những quyền lợi, nghĩa vụ mà khách hàng được hưởng khi sử dụng dịch vụ
•Phương thức thanh toán sau khi thực hiện đơn hàng thành công
Bạn có thể xem thêm mẫu hợp đồng chuyển văn phòng của NguyenloiMoving tại đây

Chuyển VP NguyenloiMoving

4. Chuẩn bị mua vật dụng
S Vật dụng Công dụng Nơi mua
1
Thùng carton – Chứa các đồ dể đóng gói cố định
– Bao bọc đồ tránh trầy xước
-Tiệm ve chai
-Tạp hóa
2
Băng keo, kéo
– Dán thùng carton
– Bao bọc đồ đạc
– Nhà sách
– Cửa hàng văn phòng
3
Dây thừng, dây dù – Kéo thả đồ đạc trên cao xuống đất
– Cố định đồ đạc cồng kềnh
– Cửa hàng điện nước

– Chợ
4
Bút dạ màu – Đánh dấu những đồ dễ vỡ, đồ đặc biệt
– Đánh dấu vị trí thùng đồ
– Cửa hàng văn phòng phầm
– Nhà sách
5
Bao tay Đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển – Cửa hàng bán đồ bảo hộ lao động
– Cửa hàng điện nước
6
Màng bọc nilon – Màng bọc nilon công nghiệp bao bọc đồ đạc tránh trầy xước
– Chợ
– Cửa hàng điện nước
7
Xe kéo Kéo đồ đạc dễ dàng – Công ty vận chuyển văn phòng cho mượn xe đẩy miễn phí
đồ dùng cần chuẩn bị khi chuyển nhà

5. Đóng gói và tháo lắp

Nhằm giúp Bạn có thể xử lý đồ đạc một cách nhẹ nhàng, ở đây NguyenloiMoving đã tổng hợp cho Bạn chi tiết cách tháo lắp từng món đồ cụ thể, có minh họa bằng hình ảnh, clip, chi tiết, dễ làm, ai cũng có thể thực hiện.
– Máy vi tính
– Photocopy
– Máy lạnh
– Tủ lạnh
– Hồ sơ
– Bàn, ghế văn phòng
– Sofa

6. Đánh dấu, niêm phong

Tại sao phải đánh dấu:

•Để bạn dễ dàng phân biệt, nhận diện từng loại đồ được chứa trong thùng
•Giúp bạn kiếm soát được số lượng thùng đã chuyển, giám sát quá trình vận chuyển
•Với đồ đạc dễ vỡ, đồ điện tử cần lưu ý khi vận chuyển, bạn nên đánh dấu bên ngoài thùng để mọi người chú ý khi vận chuyển.
•Xác định vị trí của thùng đồ tại văn phòng mới, tránh nhầm lẫn.

Niêm phong đánh dấu như thế nào ?

– Dùng bút dạ nhiều màu, ghi đầy đủ thông tin:
  • Tên đồ trong thùng
  • Vị trí để thùng đồ tại nhà mới
  • Ghi chú đồ dễ đổ vỡ, để đứng (nếu có)
Ký tên trên phần dán băng keo và không dán băng keo ở cả 2 mặt của thùng.
đánh dấu đồ đạc

7. Vận chuyển, giám sát

Giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển từ khâu đóng gói, vận chuyển đảm bảo an toàn,tránh mất đồ, bỏ sót và thất lạc. Cử người đại diện đi theo xe tải để kiểm tra quá trình vận chuyển của đơn vị chuyển văn phòng.

8. Trả lại mặt bằng

Cử người  dọn vệ sinh

Bạn có thể thành lập 1 nhóm với chịu trách nhiệm ở lại dọn vệ sinh văn phòng trước khi hoàn trả lại mặt bằng. Hoặc có thể thuê dịch vụ dọn dẹp vệ sinh của các đơn vị cung cấp dịch vụ dọn dẹp văn phòng.

Một số công ty dọn vệ sinh tại TP. HCM

Dịch vụ vệ sinh văn phòng – Công ty UniCARE
Địa chỉ: 8/1 Đồng Nai, Phường 2, Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh.
SĐT: 3848 7003
Công ty vệ sinh công nghiệp HOÀN MỸ 247
Địa chỉ: 75 Trường Chinh, P.12, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
SĐT: 0934.548.727 – 0916 .893.808
Công ty vệ sinh công nghiệp Cleanhouse Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 4, 385 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phườn 24, quận Bình Thạnh
SĐT: 0934.548.727 – 0916 .893.808

9. Lắp đặt lại tại văn phòng mới và kiểm tra

Giám sát viên chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi nhằm đảm bảo nhận viên của công ty vận chuyển lắp đặt các thiết bị, máy móc theo đúng sắp xếp tại văn phòng mới
Cho nhân viên trực tiếp sử dụng các thiết bị để kiểm tra chúng hoạt động có bình thường hay không để phản hồi sự cố tới công ty vận chuyển VP.

10. Liên hệ sau đơn hàng

Trong quá trình vận chuyển khó tránh khỏi tình trạng mất đồ, thất lạc, hư hỏng các thiết bị máy móc. Khi đó cần xác định lỗi đó phát sinh từ bên nào. Bạn cần thống kê chi tiết mức độ thiệt hại, mất mát hư hỏng của đồ dùng thiết bị. Nếu như phát sinh từ phía công ty chuyển văn phòng, bạn đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp đến công ty để nhận được sự hỗ trợ khắc phục sự cố.
Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng chấp nhận hỗ trợ hay đền bù thiệt hại sau khi 2 bên đã thanh toán, chấm dứt hợp đồng. Vì vậy, lời khuyên của Nguyenloi Moving dành cho bạn, sau khi đồ đạc được vận chuyển tới văn phòng mới đừng kiểm tra qua loa, hãy xem xét thật kĩ đồ đạc có bị trầy xước , hư hỏng gì hay không, thiết bị điện tử sau khi kết nối có hoạt động bình thường hay không? Việc kiểm tra lúc này rất quan trọng, người thật việc thật có sự chứng kiến của đại diện công ty chuyển văn phòng sẽ dễ nói chuyện hơn so với việc đã rồi.

Nếu Bạn đã đọc được đến đây, tin chắc Bạn là người rất hết lòng với công việc chuyển dọn văn phòng của công ty. NguyenloiMoving cũng như Bạn luôn mong muốn tìm kiếm sự đồng điệu trước hết là những giá trị cốt lõi: chính trực, tận tâm, cộng đồng. Chúc Bạn và công ty mình có một hành trình về “nhà mới” thuận lợi. À đừng quên dịch vụ chuyển văn phòng NguyenloiMoving nếu Bạn có ý định vận chuyển VP nhé 🙂

Rate this post

Bạn có thể quan tâm:

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

18006596