Hướng dẫn các bước chuyển văn phòng chi tiết


Chuyển văn phòng, mới tưởng tượng đến thôi cũng đủ để các sếp ngao ngán. Hàng loạt các câu hỏi xuất hiện, bắt đầu từ đâu, cần làm những gì, đóng gói ra sao… Vấn đề chính ở đây là bạn chưa có kinh nghiệm mà thôi. Là một công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp tại TPHCM, Nguyên Lợi thấu hiểu những băn khoăn và khó khăn của các sếp. Dưới đây là các bước chuyển văn phòng chi tiết được Nguyên Lợi đúc kết qua nhiều đơn hàng chuyển văn phòng thực tế. Tin chắc rằng đây sẽ là thông tin thực sự hữu ích để bạn tham khảo trước hành trình chuyển văn phòng khó khăn và vất cả.


Chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng khá khó khăn và vất vả

Bước 1: Liên hệ người chủ cho thuê văn phòng mới


Bạn cần liên hệ để xác nhận chắc chắn mình sẽ chuyển văn phòng đến ngày nào, có cần thủ tục hoặc giấy tờ gì cần làm trước không, xe tải sẽ đậu ở đâu. Nếu cần thiết bạn nên cử người đến trực tiếp khảo sát mặt bằng văn phòng mới một lần nữa để từ đó có hướng xử lý, đề nghị người chủ xử lý những vấn đề còn tồn đọng trước khi chuyển đến. Song song đó bạn cần hình dung vị trí tương đối các vật dụng mình sẽ sắp đặt, các vật dụng cần mua mới. Khá nhiều việc nhưng cứ bình tĩnh hãy làm theo từng bước Nguyên Lợi chia sẻ cho bạn.

Bước 2: Lập kế hoạch chuyển văn phòng


Lập kế hoạch là phần quan trọng bạn phải làm trước tiên khi chuyển văn phòng. Qúa trình chuyển văn phòng sẽ diễn ra nhanh chóng và bạn có thể chủ động đối phó với những rắc rối gặp phải. Nghe có vẻ to tát nhưng kế hoạch này khá đơn giản bao gồm: thống kê danh sách đồ đạc cần chuyển, đồ đạc cần mua mới, những việc cần làm như: tháo, gỡ, đóng gói, mua dụng cụ hỗ trợ…, người thực hiện, giám sát và kiểm tra. Bạn càng lên kế hoạch chi tiết và cụ thể thì càng tốt, nhân viên càng dễ hiểu và cũng dễ cho bạn trong quá trình kiểm tra, giám sát.

Bước 3: Loại bỏ đồ đạc không dùng đến


Trong danh sách cần chuyển đi bạn nên nhìn lại và cân nhắc những đồ đạc nào mình ít dùng đến, hay không còn sử dụng thì nên tiến hành thanh lý hoặc loại bỏ. Việc làm này cần nhằm tối ưu diện tích tại nơi làm việc mới cũng như giảm gánh nặng trong quá trình di chuyển

Bước 4: Chuẩn bị công cụ hỗ trợ


Bạn nên qua vựa ve chai mua thùng carton và giấy báo cũ. Nên chọn thùng carton có kích thước trung bình, không lớn quá cũng đừng nhỏ quá. Thùng không cần mới nhưng cần đảm bảo khô, cứng. Bạn cũng cần qua nhà sách mua bút màu, vài tờ giấy A4 và băng keo bản lớn. Tùy điều kiện vận chuyển thực tế của công ty bạn chẳng hạn nếu ở trên lầu cần thả dây xuống hoặc di chuyển quãng đường xa từ văn phòng của bạn đến xe tải. Lúc này bạn nên thuê xe tải từ công ty chuyển văn phòng, họ có đầy đủ các công cụ hỗ trợ giúp bạn.

Bước 5: Sắp xếp và đóng gói đồ đạc


Bạn nên phân loại và đóng gói những đồ đạc có cùng công năng chẳng hạn tài liệu riêng một thùng, sách riêng một thùng… Máy móc, đồ điện tử cần tháo rời các dây cáp, dây nguồn bỏ vào trong bọc nilon và dán liền vào thân máy. Sau đó cho vào thùng carton có các vật liệu mềm bao phủ tránh va đập hư hỏng khi di chuyển. Với đồ gỗ, bạn cần kiểm tra liệu bàn ghế có thể tháo rời được hay không, có thể kiểm tra trực tiếp các mấu chốt hoặc hỏi cửa hàng bạn đã từng mua để xin thông tin.

Sau khi đóng gói, bạn nên dùng bút màu đánh dấu trên các thùng hàng, ghi rõ bộ phận nào, bên trong có gì để tránh nhầm lẫn khi di chuyển.


Đóng thùng carton chuyển văn phòng
Sắp xếp và đóng gói theo từng thùng

Bước 6: Dọn dẹp lại văn phòng cũ


Bạn cần trả lại mặt bằng nguyên trạng như lúc ban đầu, tiến hành vệ sinh, lau chùi mọi thứ gọn gàng sạch sẽ, vứt bỏ rác đúng nơi quy định. Hầu như bất kỳ hợp đồng nào cũng yêu cầu điều này sau khi bạn trả lại mặt bằng. Hãy làm thật kĩ và cẩn thận nếu bạn không muốn phải quay lại để giải quyết những rắc rối. Sau khi dọn dẹp xong hãy giúp người chủ văn phòng cũ kiểm kê lại những tài sản trong phòng và nhớ tạo ra một ấn tượng tốt đẹp trước khi chuyển đi. Trái đất tròn biết đâu một ngày nào đó bạn gặp lại họ. Hãy giữ mối quan hệ thật tốt ngay cả khi đã chuyển đi

Bước 7: Thuê xe tải


Nếu bạn không có người quen tốt nhất nên thuê xe tải từ những công ty chuyển văn phòng, họ có kinh nghiệm nên chắc chắn sẽ làm tốt hơn so với những xe tải thuê bên ngoài. Mặt khác với những giấy tờ, đồ vật có giá trị cao bạn nên tự chở để tránh thất lạc cũng như an tâm hơn.

Bước 8: Kiểm tra lại sau khi đến văn phòng mới


Dựa vào danh sách chuyển đi bạn nên kiểm tra lại đồ đạc có bị mất mát hay hư hại gì không. Một điểm lợi khi nhờ công ty chuyển văn phòng là chính sách đền bù thỏa đáng. Nếu trong quá trình di chuyển đồ đạc bị mất hay hư hại, bạn sẽ được công ty chuyển văn phòng bồi thường 100% giá trị thiệt hại. Chỉ những công ty uy tín như Nguyên Lợi mới tự tin áp dụng chính sách như vậy.

Bước 9: Xắp xếp lại đồ đạc


Trước tiên cần di chuyển các thùng hàng theo đúng phòng, tốt nhất bạn nên cho nhân viên của từng phòng tự xắp xếp sao cho thoải mái nhất.

Bước 10: Xắp xếp lại


Trong quá trình làm việc hãy theo dõi và kiểm tra sự tiện dụng của văn phòng. Nếu thấy bất tiện hãy thay đổi vị trí các vật dụng sao cho thuận tiện với công việc nhất.

Tự chuyển văn phòng là việc làm tốt giúp bạn tiết kiệm tối đa về chi phí nhưng nếu bạn không đủ thời gian, nhân lực và sức khỏe để thực hiện thì thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là một giải pháp tối ưu. Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm hợp đồng chuyển văn phòng, Nguyên Lợi tin tưởng sẽ mang đến cho bạn một dịch vụ chuyên nghiệp chất lượng, khẳng định niềm tin và uy tín suốt 5 năm qua. Nếu bạn cần chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với Nguyên Lợi để được tư vấn và báo giá tốt nhất.

Về tác giả Nguyên Lợi RaiKa

Sự thành công của NguyenloiMoving không đến từ cá nhân mà đến từ sự nỗ lực của cả một tập thể - mỗi nhân viên là một đại sứ thương hiệu.