Cách đóng gói hồ sơ khi chuyển văn phòng


Hồ sơ là những giấy tờ quan trọng với doanh nghiệp nên chúng thường được ưu tiên đóng gói trước. Nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu bạn không làm cẩn thận và khoa học rất dễ để xảy ra tình trạng thất lạc, nhầm lẫn gây khó khăn về sau. Những kinh nghiệm Nguyên Lợi chia sẻ dưới đây hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có một chuyến chuyển văn phòng thành công tốt đẹp.

Lưu trữ hồ sơ gọn gàng, khoa học


Hầu như doanh nghiệp nào khi kinh doanh đều lưu trữ một khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ lưu thông tin các bản hợp đồng, thông tin khách hàng…  Trong quá trình làm việc, các nhân viên thường ít khi sắp xếp chúng gọn gàng và ngăn nắp mà để một cách tùy tiện không theo bất kì một trật tự nào. Vì vậy, điều bạn chắc chắn phải làm trước khi đóng gói hồ sơ đi là sắp xếp chúng một cách gọn gàng nhất có thể. 

Hãy tổng hợp và phân chia tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ cần chuyển theo từng loại. Ví dụ hợp đồng được xắp xếp một kệ riêng, hóa đơn một kệ riêng. Và trong kệ riêng đó sẽ được chia nhỏ hơn theo quý theo tháng hay theo tuần. Trong quá trình chuyển văn phòng tuyệt đối không chất đống và cồng hết vào nhau,  điều này sẽ làm cho bạn rất khó khăn khi tìm kiếm, sắp xếp lại hồ sơ ở văn phòng mới.

Cách đóng gói hồ sơ khi chuyển văn phòng
Hãy tổng hợp và phân chia các loại tài liệu trước khi chuyển văn phòng

Mỗi loại hồ sơ đều có vai trò riêng, những hồ sơ lưu trữ lâu năm và ít quan trọng, ít khi dùng đến bạn nên sắp xếp chúng riêng. Nếu có thể loại bỏ hãy cân nhắc thật kĩ, còn nếu không tốt nhất nên giữ lại. Những hồ sơ mới, cần dùng đến và có tầm quan trọng cao thì bạn xếp chúng riêng ra một bên. Bạn cần quán triệt phân loại rõ ràng các loại hồ sơ trước khi chuyển đi. Một mặt giúp cho nhân viên kiểm soát được số tài liệu, hồ sơ trong quá trình vận chuyển. Mặt khác giúp bạn kiểm kê tránh mất mát và bỏ sót hồ sơ ở lại.

Đóng gói hồ sơ gọn gàng


Sau khi tất cả các loại hồ sơ của công ty đã được phân loại và sắp xếp rõ ràng. Chúng ta tiến hành việc đóng gói hồ sơ, trước khi đóng gói bạn cần kiểm tra một lần nữa về số lượng hồ sơ chuyển đi. 
Đóng gói hồ sơ tưởng chừng đơn giản. Chỉ cần những thùng carton cỡ to rồi nhét hồ sơ vào? Nếu bạn làm theo cách đó rất khó tránh khỏi những hậu quả đáng tiếc xảy ra. 

Hiện nay trên địa bàn TPHCM có một loại thùng thông minh chuyên dùng để đóng hồ sơ khi chuyển văn phòng. Thùng thông minh được cấu tạo bằng nhựa, có nắp chuyên dụng, thể tích chứa được 6000 đến 7000 tờ giấy A4, hoặc các file hồ sơ loại lớn. Sở dĩ Nguyên Lợi gọi đây là thùng thông minh, bởi nó được thiết kế để phù hợp với các khổ giấy của hồ sơ, không bị thấm nước, bảo vệ nguyên trạng tài liệu và hồ sơ ở bên trong. Nếu bạn sử dụng các thùng bìa carton thông thường để đóng gói hồ sơ, kích thước hồ sơ và thùng chênh lệch nhau, dẫn đến tình trạng các giấy tờ, hồ sơ bị nhàu nát, rách trong quá trình di chuyển. Chưa kể nếu trong quá trình vận chuyển bạn vô ý để nước vào thùng hay gặp phải những hôm trời mưa, rõ ràng thùng bìa carton không thể bảo quản tốt tài liệu khỏi nước được.

Bạn cũng không nên quá lo lắng, nếu bạn tự không có các thùng thông minh chứa tài liệu, sau khi sắp xếp hồ sơ xong bạn nên dùng các túi nilon cỡ lớn để bọc bên ngoài các túi hồ sơ, chống thấm nước. Sau đó chọn các thùng carton có kích thước phù hợp với kích thước của hồ sơ, không quá to cũng không quá nhỏ. Sau đó dùng băng dính bản lớn đóng chặt các thùng lại.

Đánh dấu rõ ràng


Sau khi đóng gói và phân loại bạn không nên bỏ quên bước đánh dấu, bởi nó sẽ làm cho bạn trở nên chóng mặt với các thùng giống nhau, không biết thùng nào chứa hồ sơ nào. Do đó, Nguyên Lợi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn bút màu, băng dính và giấy trắng. Sau khi đóng xong một thùng tài liệu, bạn nên ghi cẩn thận tên, loại hồ sơ vào một tờ giấy trắng, dán chúng ở mặt ngoài của thùng. Việc ghi chú cẩn thận sẽ giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng thùng hồ sơ chuyển đi, nắm được hồ sơ nào nằm ở vị trí nào. Khi chuyển đến văn phòng mới, công việc sắp xếp hồ sơ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài ra, một chú ý nhỏ dành cho chủ doanh nghiệp lần đầu chuyển văn phòng: Hãy chú ý đến các hồ sơ quan trọng của công ty bạn. Với những tài liệu mật hãy tự chuyển chúng trước khi nhờ đến sự hỗ trợ của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Như vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm chúng không bị lẫn với các hồ sơ khác. 

Bạn nên đánh dấu rõ ràng trên mỗi thùng carton

Đóng gói hồ sơ khi chuyển văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không thực hiện đúng cách bạn dễ bị nhầm lẫn và thất lạc giấy tờ. Vận tải Nguyên Lợi tin rằng với những chia sẻ trên đây, bạn đọc phần nào thấy được tầm quan trọng của việc đóng gói khi chuyển hồ sơ văn phòng và biết cách để vận chuyển chúng dễ dàng, thuận tiện và khoa học hơn.

Về tác giả Nguyên Lợi RaiKa

Sự thành công của NguyenloiMoving không đến từ cá nhân mà đến từ sự nỗ lực của cả một tập thể - mỗi nhân viên là một đại sứ thương hiệu.