Bạn nên làm gì để chuyển văn phòng rẻ và tiết kiệm?


Chuyển văn phòng giá rẻ và tiết kiệm luôn là mong muốn của nhiều doanh nghiệp khi liên hệ với Nguyên Lợi để chuyển văn phòng tại TPHCM. Thực tế giá mà công ty chuyển văn phòng đưa ra căn cứ rất nhiều vào tình hình thực tế và điều kiện vận chuyển hiện tại của doanh nghiệp. Chẳng hạn cùng đồ đạc, cùng quãng đường nhưng nếu hai văn phòng có điều kiện vận chuyển khác nhau, một văn phòng ở tầng trệt còn văn phòng kia ở tầng 2. Rõ ràng lúc này giá chuyển văn phòng ở tầng 2 sẽ cao hơn giá chuyển văn phòng tầng trệt do điều kiện vận chuyển qua tầng 2 sẽ khó khăn hơn.

Mặt khác giá chuyển văn phòng còn tùy thuộc vào khối lượng công việc công ty dịch vụ còn phải thực hiện. Vì vậy để tiết kiệm tối đa chi phí, doanh nghiệp càng tự túc được mảng nào thì đỡ chi phí được mảng đó. Dưới đây là các bước chuyển văn phòng bạn có thể áp dụng để tối ưu chi phí khi chuyển nhà.

Chuyển văn phòng TPHCM
Chuyển văn phòng là công việc không đơn giản

1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng


Rõ ràng lập kế hoạch là việc làm cần thiết giúp bạn chủ động được mọi vấn đề khi chuyển văn phòng. Bạn nên dành ra đôi chút thời gian, để lập một bản kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể, càng chi tiết càng tốt.

Trong bản kế hoạch này cần phân chia từng công việc cụ thể, việc nào làm trước, việc nào làm sau, tránh chồng chéo lên nhau, kéo dài quá trình chuyển văn phòng của bạn. Nếu công ty có nhiều phòng tốt nhất nên giao cho trưởng phòng đó chịu trách nhiệm về dọn đẹp, đóng gói đồ đạc phòng của mình với những yêu cầu và tiêu chí cụ thể. Sau đó kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện. Nếu công ty bạn không chia theo phòng nên phân chia công việc cụ thể theo từng người. Chẳng hạn một người nam thực hiện công việc tháo, lắp đồ điện tử, một nam khác đóng gói vào thùng carton, bạn nữ phân loại và xắp xếp giấy tờ… phối hợp nhịp nhàng đồng bộ.

2. Tiến hành đóng gói đồ đạc gọn gàng


Việc đóng gói nên phân chia theo phòng, theo từng loại có đặc điểm chung như máy móc, tài liệu… Bạn có thể ra vựa ve chai tìm kiếm những vật dụng hỗ trợ như thùng carton, giấy báo cũ, mút xốp. Mua thêm băng keo bản lớn và bút màu ở nhà sách. Bí quyết để tiết kiệm chính là đây, nếu công ty bạn có thể tự thực hiện công việc đóng gói sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí so với thuê ngoài từ chi phí thuê nhân sự, mua các vật dụng hỗ trợ ở công ty hậu cần.
Về kĩ thuật đóng gói bạn cần tuân thủ nguyên tắc gọn gàng – an toàn. Gọn gàng để dễ di chuyển và xắp xếp trong xe tải. An toàn không chỉ trong quá trình vận chuyển lên xuống mà còn trong quá trình di chuyển của xe tải. Để làm được điều này bạn nên bao bọc cẩn thận với các vật dụng, đặc biệt với những đồ dễ bể, gãy…

3. Đánh dấu thùng hàng


Một trong những kinh nghiệm của Nguyên Lợi cho thấy nhiều khách hàng thường thường bỏ sót bước đánh dấu sau khi đóng gói. Vì vậy, khi lắp đặt lại phải mở từng thùng để kiểm tra mất rất nhiều thời gian. Tốt nhất sau khi đóng gói bạn dùng viết màu ghi lên một tờ giấy trắng rồi dán vào thùng carton.Thao tác đơn giản nhưng sẽ giúp bạn kiểm soát và sắp xếp đồ đạc lại nhanh hơn khi chuyển đến văn phòng mới.

4. Lưu ý hồ sơ, giấy tờ quan trọng


Mặc dù đơn vị chuyển văn phòng có thể đảm nhận tất cả mọi công việc, nhưng để an tâm hơn với những chứng từ, sổ sách quan trọng bạn nên tự vận chuyển.

5. Thuê công ty chuyển văn phòng



Nhiều người sẽ thắc mắc thuê công ty chuyển văn phòng tại sao lại tiết kiệm? Thực ra rẻ hay không còn tùy vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Nếu công ty bạn đã có nhân lực và thời gian để vận chuyển thì bạn nên thực hiện các bước Nguyên Lợi đã liệt kê ở trên, và chúng ta chỉ thuê xe tải từ công ty dịch vụ. Còn nếu công ty bạn không nguồn lực để thực hiện thì thuê dịch vụ từ một công ty chuyển nhà là giải pháp hữu hiệu, giúp bạn nhanh chóng ổn định, trở lại công việc kinh doanh.


Về tác giả Nguyên Lợi RaiKa

Sự thành công của NguyenloiMoving không đến từ cá nhân mà đến từ sự nỗ lực của cả một tập thể - mỗi nhân viên là một đại sứ thương hiệu.